Una de las principales soluciones a una gran cantidad de problemas de las pymes es «delegar». Claro que es muy fácil decirlo, pero llevarlo a la práctica suele ser un poco más complicado. En un puesto clave o importante para nosotros es posible que designemos a un familiar o a alguna persona de confianza sin poner demasiado cuidado en sus capacidades. Eso puede funcionar por un tiempo, pero llegado el momento, cuando la posición lo requiera, vamos a tener que formar a esa persona (si es posible) o reemplazarla por un profesional que tenga las herramientas, no solo para atender la situación, sino también para hacer crecer el sector de acuerdo con nuestras necesidades.
En ese último caso, suele pasar que es difícil desvincular a un familiar o conocido por no estar capacitado para seguir ocupando ese puesto. En ese momento debemos recordar que nosotros manejamos una empresa y que la incapacidad de esa persona no solo genera un costo oculto en nuestras finanzas sino también un costo en nuestra salud y en la capacidad de generar nuevos negocios. Por eso no solo es importante delegar, sino que más lo es elegir bien a tus colaboradores, así tengas que cambiar varios hasta que encuentres el que se ajusta a tus necesidades.
Un recurso muy útil es saber mirar a quienes tenemos alrededor. Como líderes debemos poder ver el potencial de nuestros colaboradores y darles la oportunidad de desarrollarlo, lo cual a veces implica cambiarlo de puesto, o quitarle responsabilidades asignadas. Si bien nosotros como dueños pymes tenemos que hacer todo, nos guste o no, sepamos o no, no pasa lo mismo con nuestros empleados. Pedirle a alguien que haga algo que no le gusta o no le sale solo lo llena de frustración y en ocasiones lo anula para hacer aquello en lo que realmente es bueno… Es decir “no le pidas peras al olmo”.
Otra de las dificultades a la hora de delegar es que nosotros tenemos todo en la cabeza, y la forma de hacer las cosas es “así”, como nosotros sabemos. Pedirle a otra persona que se encargue de algo significa entender lo que queremos hacer, por qué lo hacemos y cuál es el resultado buscado. Una vez que entendemos eso, debemos poder trasmitirlo de manera clara (y codificada) como un manual de uso, para que el receptor sepa qué es lo que tiene que hacer y no deba interpretarnos o tratar de descubrir qué es lo que estamos pensando. Este proceso lleva tiempo (que nunca tenemos porque estamos haciendo mil cosas) y es la única manera de delegar eficazmente. También es importante reunirnos con nuestros colaboradores, responder sus dudas y escuchar sus opiniones, capaz que nos sorprenden al mostrarnos una mejor forma de hacer…. Por último, debemos determinar cuáles son los reportes que deben darnos y cómo. De esta manera ellos tendrán autonomía en la toma de decisiones y nosotros habremos delegado funciones que nos quitaban demasiado tiempo.
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Y ya que estamos hablando de delegar y de elegir a nuestros colaboradores, les quiero compartir la experiencia de Erica Vera. Ella es la dueña de Colchones Estelar. Hace aproximadamente diez años, su padre compró la marca como una inversión a futuro, y recién cinco años después decidieron armar la planta para fabricar. Si bien ellos siempre estuvieron en el rubro, se dedicaban a la venta y no a la fabricación. Los primeros años transcurrieron tranquilos, sin muchos sobresaltos, aprendiendo todos el proceso productivo. En la empresa había varios integrantes de la familia y cada uno se ocupaba de una parte. Mientras tanto, ella decidió ser madre, repartiendo su tiempo entre la maternidad y la empresa. A los tres años, por razones comerciales, deciden dividir las empresas de la familia y Erica se quedó con la colchonera. Con una hija de dos años se encontró con que ya no formaba parte de un engranaje, sino que ella era la única pieza. Durante unos meses tuvo que entender su empresa, volver a conocer a sus empleados, determinar sus capacidades, rediseñar los procesos y ver cuáles eran las necesidades de este negocio. Cuando pensaba que ya la empresa estaba encaminada y tenía armada su estrategia, empezó el 2020, con pandemia incluida. Como todos los empresarios, después del miedo y la incertidumbre, vio la oportunidad: la venta online. Así fue como la empresa despegó y tuvo un crecimiento exponencial en estos últimos años. Acompañando ese crecimiento armó un gran equipo de trabajo y, si bien (según nos cuenta) todavía le faltan un par de piezas, hoy cada uno sabe lo que tiene que hacer y lo hace.
Si bien es importante salir de la oficina para ver qué pasa afuera y detectar las oportunidades de mercado, también es necesario conocer los procesos de la empresa y estar empapado con el know how de cada sector. Solo así podremos resolver de manera eficaz los problemas que se planteen y elegir a las personas adecuadas para cada puesto. Así, delegar será más fácil.
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